中文電子郵件格式模板

商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守一定的禮義規范，如何正確使用電子郵件，撰寫規范的商務Email，順利的進行對外聯絡。

撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發郵件。

三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語、郵件內容、結束語、署名

二、基本禮儀

1.郵件主題

必須寫郵件主題

在寫商務郵件的時候，如果不寫郵件主題，有人會認為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫商務郵件的時候最好寫郵件主題。

主題要明確、精練與內容相關

主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的信息，將郵件內容概括為1-2個詞匯，而且可以區分對同一事物的不同信息，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”。

√“關于XX項目的交卷日期”

X“您好”

2、收件人

在寫商務郵件的時候，部分人可能不會寫收件人的公司名稱和部門名稱。但是，為了自己方便尋找郵件及郵件分類，最好注明收件人的公司名稱、部門名稱以及對方的姓名，尤其在給日本客戶發送商務郵件時，一定要這么做。例：株式會社○○○，開發部 ○○先生/女士。

傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。

CC（抄送）與BCC（密送、暗送）

① 在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。?督導抄送給直接主管和項目總監。

② 在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址輸入框內，可以輸入對方的E-mail地址(當有多個地址時用逗號或分號分隔)；也可以分別點擊每個輸入框前的藍色鏈接打開“通訊錄”窗口，選中所需的聯系人或小組，單擊“確定”按鈕，將所選地址添加到輸入框。需要說明的是，收件人可以看到“抄送[CC]”中的地址，但看不到“密送[BCC]”中的地址。

③ 如果不希望別人看到一大串的郵箱地址，可以選擇“獨立發送”。

3、寒暄語

在寫商務郵件的時候，需要寫寒暄語。

例：承蒙您的關照。
我是XX公司的督導XX，XX項目由我負責。

4、郵件內容

在寫郵件內容的時候，郵件內容一定不要過多。郵件內容超過80個文字時，有的郵件可能不會自動換行。如果1行的郵件內容過長，對方讀這封郵件的時候可能會不方便，所以在寫郵件內容的時候，每行控制在35字左右。

為了使郵件內容清晰明了，每5~6行為一段落，各個段落之間要插入一行空行。

在線溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，并求溝通效益。稱呼，正文，結束，署名/簽名四點要盡量完整。

稱呼

① 如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。

② 若知道對方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士。

③ 如果知道對方的身份可以用：**總經理、**經理、**董事長、×總、×董、×經理。

正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。

① 在撰寫英文信函時，只對一兩個詞進行大寫以示強調，全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。

② 不要在信件中發泄不滿，應面對面的解決。

③ 回復信件時,有必要加上部分的原文，以方便對方了解回信內容。

④ 若摘錄的原文很長，應先把回復內容放到前面，原文內容在后。

⑤ 在收件人明白其意時，可使用俚語或縮寫。

⑥ 如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途。

5、結束語

不同的郵件內容，最好使用不同的結束語。

如果可提供好的選擇，應在結尾處提出。如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯系我。

最好的結尾要著眼未來。如：希望我們能夠達成合作 。

結尾應顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談。

6、署名

在寫商務郵件的時候，一定要寫署名。

公司統一署名：

三、注意事項

1、亂碼

現在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有HTML格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時候請做適當的設定之后，再發送郵件。

2、附件

最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中。可能因為Word文檔、Excel文檔等的版本不同，對方無法正常使用該文檔。而且，即使Word文檔、Excel文檔等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對方的電腦可能會有感染病毒的危險。附件最好使用誰都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發。

3、CC、BCC

在發送商務郵件的時候，一定要CC或者BCC給相關人員。督導抄送給直接主管。

4、發郵件無subject主題，或者隨便找一個以前的郵件直接回復一下。

后果：以前的郵件是針對以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現在的事情無關，導致收件人一頭霧水，無法快速辨認。

5、郵件下方無簽名（包括人名，公司名字，聯系方式等）。

后果：導致收件人不知道你是誰？要知道，你在一段時間沒有和客戶聯系后，突然發過去個郵件，對方很難判斷你是誰？來自什么地方的什么公司？

6、客戶如果已經ＣＣ，把郵件抄送給第二個人，或者抄送給2個人以上（可能是客戶的同事或者主管），你回復的時候要按“reply all（恢復全部）” ，而不要只回復發件的那個人。

客戶發郵件ＣＣ的目的是希望多個人了解到目前此事的進展情況，你有義務回復全部的人

7、回復客戶郵件的時候要” reply with all history”，不要把歷史記錄刪除，否則客戶不知道先前發生的事情和交流的內容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情，一個項目的郵件要保持一個郵件主題。同樣，不應該給客戶看到的內容需要刪除再發送。

8、不要用晦澀難懂的縮寫，我們不是在發電報。如hv: have等。以免產生誤解，也不要用俚語。

9、如果事情比較復雜，繁多的話，可以用　1　2　3　4　注明。表達要簡潔，直接，明確。不要把很多事情寫在一段中，顯得非常冗長，沒有條理性。

11、不要用過多的感嘆號。你在一個郵件中用了過多的感嘆號，效果是和你一個都不用是一樣的。

12、每一段中間要空一行，方便別人閱讀。

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